Präzise Werkzeuge für den deutschen Lohnprozess.
Von der intelligenten Belegerfassung bis zur fristgerechten Abrechnung — Project B deckt jeden Schritt ab, den Ihr Lohnprozess braucht.
12 Features. Ein System.
Alle Werkzeuge, die ein modernes Lohnbüro oder ein KMU-HR-Team braucht — in einer integrierten Plattform.
KI-Belegerfassung
Project B akzeptiert Belege in jedem gängigen Format: PDF, JPEG, PNG oder direkt als E-Mail-Anhang. Sobald ein Dokument eingeht — ob über das Web-Portal, eine dedizierte Upload-Adresse oder die mobile App — übergibt das System es an die hauseigene KI-Engine. Diese erkennt automatisch den Dokumenttyp (Lohnabrechnung, Reisekostenbeleg, Krankmeldung, Stundennachweis) und ordnet ihn dem richtigen Mitarbeiter und Abrechnungsmonat zu.
Technisch arbeitet die Engine mit einem mehrschichtigen OCR-Prozess kombiniert mit einem trainierten Klassifikationsmodell. Es extrahiert strukturierte Felder: Bruttolohn, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummern, Arbeitstage, Fehlzeiten und Sonderzahlungen. Anschließend läuft eine Plausibilitätsprüfung gegen die hinterlegten Stammdaten des Mitarbeiters — weicht ein Wert ungewöhnlich ab, erscheint ein Hinweis im Dashboard, statt dass der Fehler lautlos in die Abrechnung übernommen wird.
Für den Nutzer bedeutet das: Keine manuelle Dateneingabe mehr. Das Dashboard zeigt jeden eingegangenen Beleg mit Extraktionsergebnis und Konfidenzwert an. Bei hoher Konfidenz ist der Beleg direkt freigebbar; bei niedrigerer Konfidenz — etwa bei schlechter Scanqualität oder unbekannten Vorlagen — wird gezielt nur der unsichere Feldwert zur Korrektur markiert, nicht der gesamte Datensatz.
Verglichen mit manueller Belegerfassung, bei der eine erfahrene Lohnbuchhalterin pro Mitarbeiter und Monat zwischen 8 und 15 Minuten investiert, reduziert die KI-Erfassung diesen Aufwand auf die reine Freigabezeit von 1 bis 3 Minuten. Bei einem Betrieb mit 50 Mitarbeitern entspricht das einer Einsparung von rund 7 bis 10 Stunden pro Abrechnungsmonat — allein im Erfassungsschritt.
Automatische Lohnabrechnung
Auf Basis der freigegebenen Belege, der hinterlegten Mitarbeiterstammdaten und der aktuell gültigen Steuer- und Sozialversicherungstabellen berechnet Project B die monatliche Brutto-Netto-Abrechnung vollständig automatisch. Das System berücksichtigt dabei alle in Deutschland relevanten Lohnarten: reguläres Gehalt, Überstundenzuschläge, Einmalzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, geldwerte Vorteile und Nettolohnoptimierungen wie steuerfreie Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 EStG.
Technisch hält Project B die aktuell gültigen Beitragssätze der gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung in einer zentralen Tabelle vor. Diese wird nach jeder gesetzlichen Änderung aktualisiert — ohne dass Nutzende selbst Werte anpassen müssen. Die Lohnsteuerberechnung erfolgt nach dem offiziellen Programmablaufplan des Bundesministeriums der Finanzen, der für jedes Steuerjahr neu veröffentlicht wird.
Was der Nutzer sieht: ein Abrechnungs-Dashboard, das nach dem Freigabe-Klick für jeden Mitarbeiter eine vollständige Entgeltabrechnung erzeugt. Die Abrechnung weist Bruttolohn, alle Abzüge nach Art und gesetzlicher Grundlage, den Auszahlungsbetrag sowie den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen aus. Vor der finalen Freigabe zeigt ein Unterschiedsbericht, welche Positionen sich gegenüber dem Vormonat verändert haben — damit keine Änderung unbemerkt bleibt.
Der gesetzliche Rahmen, den dieses Feature erfüllt, ist umfangreich: Entgelttransparenzgesetz, Mindestlohngesetz (monatliche Prüfung), Nachweisgesetz, NachwG-Dokumentationspflichten und die monatliche Fälligkeit der Lohnsteuer nach § 41a EStG. Wer heute manuell abrechnet, verbringt nach Studien des Instituts für Mittelstandsforschung im Schnitt 3 bis 5 Stunden pro Abrechnungslauf — bei Project B reduziert sich dieser Aufwand auf die Freigabe und Prüfung, typischerweise 20 bis 45 Minuten.
DATEV-Export
Die Übergabe von Lohndaten an den Steuerberater ist in deutschen KMU fast ausnahmslos DATEV-geprägt. Project B exportiert vollständige Lohnjournal-Daten im DATEV-Lohn-Format — das schließt das Lohnjournal, den Beitragsnachweis für die Krankenkassen, die Buchungsvorschläge für die Finanzbuchhaltung und die DEÜV-Meldedaten ein.
Technisch erzeugt das System eine DATEV-konforme Schnittstellendatei im LODAS- bzw. Lohn und Gehalt-Format. Vor dem Export läuft eine automatische Plausibilitätsprüfung: Das System vergleicht die Summen des aktuellen Monats mit dem Vormonat, prüft auf fehlende Pflichtfelder und validiert Sozialversicherungsnummern gegen den amtlichen Aufbau. Nur wenn alle Prüfungen bestanden sind, wird der Export freigegeben — andernfalls erscheinen priorisierte Fehlermeldungen mit direktem Link zur problematischen Stelle.
Lohnbüros und Steuerberater, die Project B im White-Label betreiben, profitieren zusätzlich vom Sammelexport: In einem einzigen Vorgang werden die Lohndaten aller Mandanten in getrennten DATEV-Dateien exportiert und optional direkt an DATEV Unternehmen online übergeben — ohne manuelle Nacharbeit pro Mandant. Die gesamte Exporthistorie ist revisionssicher protokolliert und für Betriebsprüfungen jederzeit abrufbar.
Der praktische Zeitgewinn: In einer Kanzlei mit 20 Lohn-Mandanten entfällt das manuelle Zusammenstellen, Prüfen und Übertragen von Exportdateien — ein Vorgang, der bisher pro Mandant 15 bis 25 Minuten beanspruchte. Durch Automatisierung und Sammelexport lässt sich dieser Aufwand auf unter 5 Minuten pro Mandant reduzieren, da die Prüfung systemseitig erfolgt.
Abwesenheitsmanagement
Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Kurzarbeit und unbezahlte Fehlzeiten wirken unmittelbar auf die Lohnabrechnung. Project B integriert die Erfassung und Genehmigung von Abwesenheiten direkt in den Lohnprozess — ohne dass Daten manuell zwischen einem separaten HR-Tool und dem Lohnsystem übertragen werden müssen.
Mitarbeiter beantragen Urlaub über das Self-Service-Portal oder die mobile App. Vorgesetzte genehmigen oder lehnen ab; das System aktualisiert sofort den verbleibenden Urlaubsanspruch auf Basis des gesetzlichen Mindestanspruchs nach § 3 BUrlG und eines optional hinterlegten vertraglichen Anspruchs. Krankmeldungen werden mit dem ersten und letzten Fehltag erfasst, sodass die Entgeltfortzahlung nach § 3 EFZG automatisch berechnet werden kann — einschließlich der korrekten Bemessungsgrundlage und des Übergangs zur Krankengeldphase nach sechs Wochen.
Was der Lohnverantwortliche sieht: ein Kalender-Dashboard, das alle Abwesenheiten nach Art und Mitarbeiter visualisiert, mit direkter Verbindung zum aktuellen Abrechnungsmonat. Beim Abrechnungslauf werden genehmigte Fehlzeiten automatisch übernommen und korrekt als abwesenheitsbedingte Korrekturen im Entgeltnachweis ausgewiesen — kein separates Einpflegen, keine Gefahr, eine Krankmeldung zu übersehen.
Dieser geschlossene Prozess erfüllt mehrere gesetzliche Anforderungen: die Dokumentationspflicht für Urlaubsansprüche nach BUrlG, die korrekte Berechnung von Entgeltfortzahlung nach EFZG sowie die Meldepflicht bei Langzeitkrankheit gegenüber der Krankenkasse. Im Vergleich zu einem dezentralen Prozess mit separatem HR-Tool und manueller Übergabe an die Lohnbuchhaltung spart das integrierte Abwesenheitsmanagement pro Abrechnungsmonat erfahrungsgemäß 30 bis 90 Minuten Abstimmungsaufwand.
Sozialversicherungsmeldungen
Die Sozialversicherungsmeldepflichten des Arbeitgebers umfassen ein breites Spektrum an regelmäßigen und anlassbezogenen Meldungen: die monatliche Beitragsabführung, die DEÜV-Anmeldung bei Beschäftigungsbeginn, die Abmeldung bei Beendigung, die Jahresmeldung, die Unterbrechungsmeldung bei Elternzeit oder Krankengeldbezug sowie anlassbezogene Sondermeldungen. Project B erfasst jeden meldepflichtigen Sachverhalt automatisch und erzeugt die entsprechenden Datenmeldungen nach dem aktuellen DEÜV-Standard.
Technisch kommuniziert das System über die SV-Meldeportal-Schnittstelle direkt mit den zuständigen Krankenkassen. Vor der Übermittlung prüft Project B jeden Datensatz gegen die Prüfregeln der Datenannahmestellen — ungültige Sozialversicherungsnummern, fehlende Pflichtangaben oder inkonsistente Beitragszeiträume werden vor dem Versand markiert und können korrigiert werden, ohne dass eine fehlerhafte Meldung die Krankenkasse erreicht.
Im Dashboard sieht der Nutzer den aktuellen Meldestatus jedes Mitarbeiters: ausstehend, übermittelt, bestätigt. Eingangsbestätigungen der Krankenkassen werden automatisch archiviert und dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet. Bei bevorstehenden Fristen — etwa der Fälligkeit der monatlichen Beitragsabführung bis zum drittletzten Bankarbeitstag — erzeugt das System automatische Erinnerungen mit konkretem Fälligkeitsdatum.
Diese Automatisierung ist nicht nur ein Komfortgewinn: Fehlerhafte oder verspätete DEÜV-Meldungen können Säumniszuschläge nach § 24 SGB IV und Bußgelder nach § 111 SGB IV auslösen. In einem manuellen Prozess steigt das Fehlerrisiko mit der Mitarbeiterzahl linear — jede Neueinstellung, jede Vertragsänderung, jeder Krankengeldbezug ist ein potenzieller Meldeanlass, der übersehen werden kann. Project B schließt diese Lücke durch ereignisgesteuerte Meldungsauslösung, die keinen manuellen Anstoß benötigt.
Gehaltszettel-Versand
Nach abgeschlossener Abrechnung erzeugt Project B für jeden Mitarbeiter einen rechtssicheren Entgeltnachweis als PDF. Das Dokument entspricht den gesetzlichen Mindestangaben nach § 108 GewO und weist alle abrechnungsrelevanten Positionen aus: Bruttolohn nach Lohnart, Steuerabzüge mit Steuerklasse und Faktoren, Sozialversicherungsbeiträge nach Träger und Beitragssatz, Nettoauszahlungsbetrag sowie den Arbeitgeberanteil an den SV-Beiträgen.
Für die Zustellung stehen drei Wege zur Verfügung: digitaler Versand über das Mitarbeiter-Self-Service-Portal (passwortgeschützt, DSGVO-konform), Versand als verschlüsselte E-Mail direkt an die hinterlegte Mitarbeiter-Adresse oder Export als Druckdatei für Betriebe, die weiterhin physische Gehaltszettel ausgeben. Mitarbeiter werden per Push-Benachrichtigung informiert, sobald ihr Gehaltszettel bereitsteht — das entlastet die Lohnbuchhaltung von telefonischen Rückfragen.
Alle ausgelieferten Gehaltszettel werden revisionssicher in der digitalen Personalakte archiviert — mit Zeitstempel der Zustellung und Lesestatus, falls das Self-Service-Portal genutzt wird. Für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung lassen sich alle Gehaltszettel eines bestimmten Zeitraums auf Knopfdruck als geordnetes PDF-Paket exportieren.
Die Zeitersparnis im Vergleich zu manueller Erstellung und Verteilung ist besonders für wachsende Unternehmen relevant: Bei 30 Mitarbeitern spart die automatisierte Erstellung und digitale Zustellung erfahrungsgemäß 2 bis 3 Stunden pro Monat — allein durch den Wegfall von Drucken, Kuvertieren und persönlicher oder postalischer Verteilung. Gleichzeitig reduziert sich die Anzahl der Rückfragen an die Lohnbuchhaltung, da Mitarbeiter ihre Gehaltszettel jederzeit selbst abrufen können.
ELSTER-Anbindung
Elektronische Lohnsteueranmeldung direkt aus Project B — termingerecht, revisionssicher und ohne Medienbruch. Das System übermittelt die monatliche Lohnsteueranmeldung nach § 41a EStG fristgerecht bis zum 10. des Folgemonats und archiviert die ELSTER-Protokolldateien automatisch.
Digitale Personalakte
Alle Mitarbeiterdokumente revisionssicher archiviert — Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Krankmeldungen, Gehaltszettel, Abmahnungen. Feingranulare Zugriffsberechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Einsicht erhalten. Erfüllt GoBD-konforme Unveränderlichkeit und DSGVO-Löschfristen.
Personio-Integration
Bidirektionale Verbindung mit Personio für automatischen Datenaustausch ohne Doppeleingabe. Mitarbeiterstammdaten, Vertragsänderungen und genehmigte Fehlzeiten fließen direkt in den Lohnprozess — keine CSV-Exporte, kein manuelles Übertragen.
Lohnkostenanalyse
Auswertungen zu Personalkosten nach Abteilung, Lohnart und Zeitraum — für fundierte Planungsentscheidungen. Vergleiche Monat zu Monat oder Jahr zu Jahr; exportiere Berichte für Geschäftsführung oder Beirat.
Fristmanagement
Automatische Erinnerungen für Meldepflichten, gesetzliche Fristen und ausstehende Belege — per Dashboard-Hinweis oder E-Mail. Keine Fälligkeit wird übersehen, ob monatliche Lohnsteueranmeldung, SV-Beitragsabführung oder jährliche DEÜV-Jahresmeldung.
DSGVO-Datenschutz
Alle Daten verschlüsselt in deutschen Rechenzentren (ISO 27001 zertifiziert) — vollständig DSGVO-konform. Rollenbasierte Zugriffsrechte, lückenlose Audit-Logs und Löschfristen-Automatik erfüllen Art. 25 und Art. 32 DSGVO.
REST-API
Vollständige API für Eigenentwicklungen und benutzerdefinierte Integrationen. Lohnbüros binden Project B in ihre eigenen Portale ein; Enterprise-Kunden verbinden ERP-Systeme direkt. OAuth 2.0, Sandbox-Umgebung und vollständige API-Dokumentation inklusive.
Wie Project B Dokumente verarbeitet
Von der Einreichung bis zur fertigen Abrechnung: Project B erkennt das Dokument, extrahiert die lohnrelevanten Felder — Bruttolohn, Sozialversicherungsbeiträge, Fehlzeiten — und legt einen prüffertigen Datensatz zur Freigabe vor.
Was heute manuell 30 bis 60 Minuten pro Mitarbeiter kostet, reduziert sich auf die Zeit, die Sie für die Freigabe brauchen.
Demo vereinbarenDokument hochgeladen
lohnabrechnung_mai_2026.pdf — 2,4 MB
KI-Analyse
Extrahiere: Mitarbeitername, Bruttolohn, SV-Beiträge ...
Daten extrahiert
12 Felder erkannt · Plausibilitätsprüfung: OK
Lohnabrechnung bereit
Freigabe ausstehend · DATEV-Export vorbereitet
Verbindet sich mit Ihrer bestehenden Software
DATEV, ELSTER, SEPA, Personio und eine offene REST-API. Project B ist so gebaut, dass kein Zwischenschritt manuell überbrückt werden muss — keine CSV-Exporte, kein Kopieren zwischen Systemen.
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