Echte Ergebnisse. Echte Unternehmen.
Wie Unternehmen und Steuerberatungskanzleien aus dem deutschen Mittelstand mit Project B ihren Lohnprozess von Grund auf transformiert haben — mit messbaren Ergebnissen statt Versprechen.
Fallstudien
Lohnaufwand von 12 auf 2 Stunden pro Monat — bei 85 Mitarbeitern
Ausgangssituation
Ein Münchner IT-Dienstleister mit 85 Mitarbeitern — darunter Entwickler, Projektmanager und Support-Personal in drei Standorten — kämpfte monatlich mit einem zergliederten Lohnprozess. Belege wurden dezentral gesammelt, per E-Mail an die Lohnbuchhalterin gesendet und manuell in DATEV Lohn und Gehalt eingetragen. Die monatliche Abrechnung band regelmäßig 12 Arbeitsstunden — verteilt auf Belegerfassung, Prüfung, Korrekturen bei fehlerhaften Einreichungen und den abschließenden DATEV-Export an den Steuerberater.
Besonders problematisch: Mitarbeiter in dezentralen Projekteinsätzen reichten Reisekostenabrechnungen und Stundenzettel oft verspätet ein, was den gesamten Abrechnungslauf verzögerte. Die Lohnbuchhalterin verbrachte einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, fehlende Unterlagen nachzufordern — eine Tätigkeit, die keinen Mehrwert schafft, aber nicht wegzulassen war.
Umsetzung
Nach der Einführung von Project B reichen Mitarbeiter alle lohnrelevanten Dokumente über das Self-Service-Portal ein — von unterwegs, mit dem Smartphone, direkt nach dem Einsatz. Die KI-Belegerfassung klassifiziert und extrahiert automatisch; die Lohnbuchhalterin prüft und gibt frei. Fehlende Einreichungen werden automatisch per Erinnerung an die Mitarbeiter kommuniziert, ohne dass die Lohnbuchhaltung eingreifen muss.
Der DATEV-Export läuft nach Freigabe vollständig automatisch und wird an den Steuerberater übergeben. Die gesamte Prozesskette — von Belegeingang bis zum übermittelten DATEV-Paket — ist jetzt für die Lohnbuchhalterin im Dashboard in Echtzeit nachvollziehbar.
Ergebnis
Der monatliche Lohnabrechnung-Aufwand sank von 12 Stunden auf unter 2 Stunden. Die eingesparte Zeit wird heute für strategische HR-Themen genutzt — Gehaltsband-Analysen, Onboarding-Optimierung und die Vorbereitung von Jahresgesprächen. Der Steuerberater berichtete außerdem von einem Rückgang der Korrekturnachfragen um mehr als 80 %, weil die DATEV-Übergabe jetzt plausibilitätsgeprüft und vollständig ist.
„Früher war der Monatsabschluss ein Marathon — jetzt ist es ein Sprint von zwei Stunden. Die Zeit, die wir gewonnen haben, stecken wir in Dinge, die unserem Team wirklich helfen."
— Personalleitung, IT-Dienstleister, München, 85 Mitarbeiter
Dreifache Mandantenzahl — ohne zusätzliches Personal
Ausgangssituation
Eine Steuerberatungskanzlei mit Schwerpunkt Lohnbuchhaltung betreute 40 Lohn-Mandanten mit zwei Lohnbuchhaltungsfachkräften in Vollzeit. Jeder neue Mandant bedeutete mehr E-Mails, mehr Belegstapel, mehr DATEV-Exporte und mehr Nachfragen — die Kapazitätsgrenze war de facto erreicht. Anfragen neuer Mandanten wurden zögerlich angenommen, weil unklar war, wo die Zeit herkommen sollte.
Der Prozess war vollständig manuell: Mandanten schickten Lohnunterlagen per E-Mail, Fax oder Post; die Lohnbuchhalterinnen tippten die Daten ein, erstellten DATEV-Exporte manuell und verschickten Gehaltszettel als PDF-Anhänge. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Mandant und Monat lag bei 3 bis 4 Stunden.
Umsetzung
Die Kanzlei führte Project B als White-Label-Plattform ein — Mandanten sehen die Oberfläche unter dem Kanzlei-eigenen Branding. Mandantenmitarbeiter laden Belege selbst im Portal hoch; die KI-Engine verarbeitet, klassifiziert und extrahiert. Die Lohnbuchhaltungsfachkräfte prüfen und geben frei. DATEV-Sammelexporte für alle Mandanten laufen auf Knopfdruck.
Die Kanzlei konnte außerdem ihren Service-Umfang erweitern: Mandanten erhalten nun ein Echtzeit-Dashboard mit ihrem aktuellen Abrechnungsstatus, Abwesenheitsübersichten und Lohnkostenanalysen — ein Angebot, das vorher aus Zeitgründen nicht möglich war.
Ergebnis
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Mandant sank von 3–4 Stunden auf unter 1 Stunde. Mit demselben Zweipersonen-Team betreut die Kanzlei heute über 120 Mandanten — dreimal so viele wie vor der Einführung. Das Umsatzwachstum wurde ohne Neueinstellungen erzielt; die Marge pro Mandant stieg, weil der Fixkostenanteil konstant blieb.
„Wir haben Project B unter unserem eigenen Namen eingeführt — Mandanten sehen unser Logo, nicht fremde Software. Gleichzeitig können wir endlich Mandantenanfragen annehmen, ohne Nächte durchzuarbeiten."
— Inhaberin, Steuerberatungskanzlei, Bayern, 120+ Lohn-Mandanten
Null Fehler bei SV-Meldungen seit der Umstellung — bei 180 Mitarbeitern in 12 Filialen
Ausgangssituation
Eine Einzelhandelskette mit 12 Filialen und 180 Mitarbeitern — darunter viele Teilzeit- und Minijob-Beschäftigte sowie eine hohe Mitarbeiterfluktuation — hatte seit Jahren mit fehlerhaften Sozialversicherungsmeldungen zu kämpfen. DEÜV-An- und Abmeldungen wurden bei Neueinstellungen und Austritten oft verzögert oder unvollständig übermittelt; Unterbrechungsmeldungen bei Krankengeldbezug wurden regelmäßig vergessen.
Die Folge: Beitragsrückforderungen von den Krankenkassen, Mahngebühren und im schlimmsten Fall Säumniszuschläge nach § 24 SGB IV. Die Geschäftsführung schätzte, dass fehlerhafte SV-Meldungen das Unternehmen pro Jahr mehrere tausend Euro an Nachzahlungen und internem Klärungsaufwand kosteten.
Umsetzung
Nach der Einführung von Project B werden alle meldepflichtigen Ereignisse ereignisgesteuert erkannt: Jede Neueinstellung löst automatisch eine DEÜV-Anmeldung aus; jeder Austritt eine Abmeldung; jeder Krankengeldbezug nach sechs Wochen Entgeltfortzahlung eine Unterbrechungsmeldung. Die Lohnverantwortliche prüft und gibt frei — aber sie muss nicht mehr aktiv daran denken, wann welche Meldung fällig ist.
Für die zwölf Filialen wurde ein zentrales Dashboard eingerichtet, das den Abrechnungsstatus aller Standorte auf einen Blick zeigt. Filialleiter können Fehlzeiten und Stundenzettel direkt im Portal erfassen; die Zentrale sieht sofort, welche Eingaben noch ausstehen.
Ergebnis
Seit der Umstellung auf Project B sind keine fehlerhaften oder verspäteten SV-Meldungen mehr aufgetreten. Beitragsrückforderungen und Mahngebühren entfielen vollständig. Die Lohnverantwortliche berichtet, dass die monatliche Stressbelastung rund um den Abrechnungsschluss deutlich gesunken ist — weil das System aktiv erinnert und warnt, statt dass Fehler erst bei der nächsten Betriebsprüfung auffallen.
„Wir haben jahrelang SV-Meldungsfehler als unvermeidlichen Teil des Geschäfts akzeptiert. Seit Project B wissen wir, dass das so nicht sein muss — das System meldet, was zu melden ist, bevor wir daran denken."
— Lohnverantwortliche, Einzelhandelskette, 180 Mitarbeiter, 12 Filialen
Project B in Zahlen
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